TheaterLytics

1. Motivation

Öffentlich geförderte Kultureinrichtungen, wie beispielsweise öffentliche Theaterbetriebe, müssen täglich zahlreiche Entscheidungen im Bereich des Kulturmanagements mit zum Teil erheblichen Auswirkungen auf die Besucherzufriedenheit und die betriebswirtschaftliche Situation insgesamt treffen. Dazu zählen unter anderem Auslastungsprognosen für Aufführungen, Veranstaltungsterminierung, Saalplatzmanagement und Preisgestaltung. Diese Entscheidungen werden heute weitgehend nicht datenbasiert, sondern auf Basis persönlicher Erfahrungswerte getroffen. Dadurch werden substanzielle Potenziale in einem schwierigen Wettbewerbsumfeld mit einem harten (Verdrängungs-)Wettbewerb u.a. mit kommerziellen Privatanbietern und stagnierenden oder sogar sinkenden Zuwendungen nicht gehoben. Insbesondere die Prognose der Auslastung von Kulturveranstaltungen stellt dabei eine besondere Herausforderung dar, da hier sehr viele Einflussfaktoren (Ferien, Wetter, Wochentag, Genre etc.) eine Rolle spielen, die von einem menschlichen Entscheider aufgrund von zahlreichen Wechselwirkungen nicht simultan berücksichtigt werden können. Eine unzureichende Qualität einer Auslastungsprognose resultiert schließlich in Engpässen oder Überkapazitäten von Kulturveranstaltungen, wodurch einerseits die Besucherzufriedenheit negativ beeinflusst wird und andererseits zusätzliche (Opportunitäts- ) Kosten verursacht werden.

2. Ziele und Vorgehen

In dem Projekt soll erstmals ein Entscheidungsunterstützungssystem (EUS) für das datenbasierte Erlösmanagement und die Angebotsgestaltung von Kulturveranstaltungen konzipiert und prototypisch in Software umgesetzt werden. Dazu wird eine fundierte Datenbasis zur Wirkweise von Angebotsänderungen auf das Besuchsverhalten geschaffen, indem Besucher und Nichtbesucher befragt werden. Auf dieser Datenbasis werden dann Methoden und Modelle zur Auslastungsprognose von Kulturveranstaltungen entwickelt, mit dem Ziel eine bessere Grundlage für die Planung der Ressourcen und Kapazitäten von öffentlichen Kulturbetrieben zu erzielen. Dazu werden unter anderem Verfahren des maschinellen Lernens eingesetzt, welche auf die Charakteristika der Kulturbranche angepasst werden. Weiterhin werden Planungsmethoden und -modelle zur Unterstützung bei der Veranstaltungsterminierung, dem Saalplatzmanagement und der Preisgestaltung entwickelt.

3. Innovation und Perspektiven

Bisher mussten viele Kulturbetriebe, wie das Theater Paderborn, Entscheidungen zur Angebots- und Preisgestaltung mittels eines nicht systematischen Trial-and-Error-Vorgehens aus dem Bauch heraus treffen. Mit diesem Projekt wird eine Digitallösung geschaffen, sodass Veranstaltungsplaner ein IT-Werkzeug zur zielgenauen Planung bekommen. Damit die Ergebnisse später sowohl in anderen Regionen als auch in anderen Branchen verwendet werden können, wird ein Handlungsleitfaden erstellt, welcher die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Anwendung des EUS dokumentiert. Ziel des Handlungsleitfadens ist es, öffentlichen oder privatrechtlich-gemeinnützigen Kulturbetrieben wie Theatern, Hallen- und Orchesterbetrieben, Kinobetreibern oder Sportveranstaltern Erfolgspotenziale eines EUS zur Angebotsplanung aufzuzeigen und Hilfestellung zur praktischen Umsetzung von Strategien der Veranstaltungsterminierung, des Saalplatzmanagements und der Preisgestaltung zu geben. Eine Verbreitung der Ergebnisse in anderen Regionen wird dabei u.a. über den assoziierten Partner Deutscher Bühnenverein Landesverband Mitte sichergestellt.